Politica de confidențialitate și cookie-uri

1. Introducere

Firstax Accountant Limited respectă confidențialitatea dumneavoastră și se angajează să vă protejeze datele personale. Această Politică de confidențialitate explică modul în care colectăm, folosim, stocăm și protejăm datele personale atunci când vizitați site-ul nostru, ne contactați sau folosiți serviciile noastre de contabilitate.

Prelucrăm datele personale în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor din Regatul Unit. Această politică poate fi actualizată periodic, iar cea mai recentă versiune va fi disponibilă pe această pagină.

2. Cine suntem

FIRSTAX ACCOUNTANT LIMITED (număr de înregistrare 07232648) este operatorul responsabil de datele dumneavoastră personale. Sediul nostru social este la 67A Shirley Road, Croydon, CR0 7LQ, Regatul Unit.

Dacă aveți întrebări despre această politică sau doriți să vă exercitați drepturile privind protecția datelor, vă rugăm să ne contactați:

Email: office@firstaxaccountant.co.uk

Mobil: 0783 791 9331

3. Datele personale pe care le colectăm

În funcție de relația dumneavoastră cu noi și de serviciile pe care le folosiți, putem colecta următoarele categorii de date personale:

• Date de identificare și de contact, precum numele, adresa, adresa de email și numărul de telefon.
• Informații financiare și fiscale, inclusiv venituri, cheltuieli, evidențe fiscale și documente financiare.
• Informații despre activitate și angajare relevante pentru serviciile de contabilitate și fiscalitate.
• Informații de identificare și verificare, atunci când este necesar.
• Corespondență, solicitări și informații legate de serviciile pe care le oferim.
• Informații tehnice despre utilizarea site-ului nostru, inclusiv jurnale de server și informații colectate prin cookie-uri sau tehnologii similare.

Urmărim să colectăm doar datele personale relevante și necesare scopului respectiv. Vă rugăm să evitați să ne trimiteți informații personale pe care nu le-am solicitat și de care nu avem nevoie.

4. Cum colectăm datele personale

Putem colecta date personale direct de la dumneavoastră atunci când ne contactați telefonic, prin email sau altă corespondență; când furnizați documente sau informații pentru servicii de contabilitate sau fiscale; sau când stabilim și menținem o relație cu un client.

De asemenea, putem primi informații din surse publice legale sau de la terți, atunci când este cazul. Informațiile tehnice pot fi colectate prin jurnale de server sau tehnologii similare, după caz.

Atunci când legea o cere, vă vom oferi informații suplimentare privind confidențialitatea în momentul colectării datelor personale.

5. Cum folosim datele personale

Putem folosi datele dumneavoastră personale în următoarele scopuri:

• Răspunsul la solicitări și furnizarea serviciilor de contabilitate, evidență contabilă și fiscalitate.
• Pregătirea declarațiilor fiscale și păstrarea evidențelor financiare relevante.
• Gestionarea relației cu clienții și comunicarea despre serviciile noastre.
• Emiterea facturilor, procesarea plăților și gestionarea conturilor.
• Verificarea identității, atunci când este necesar.
• Respectarea obligațiilor legale, fiscale, contabile și de reglementare.
• Protejarea afacerii, site-ului, sistemelor și informațiilor noastre împotriva utilizării abuzive sau a amenințărilor de securitate.
• Administrarea și întreținerea site-ului și a serviciilor noastre.
• Trimiterea de comunicări legate de servicii și, acolo unde este legal, a comunicărilor de marketing.

Nu vom folosi datele dumneavoastră personale într-un scop semnificativ diferit fără să vă informăm, atunci când este necesar, sau fără a stabili un alt temei legal pentru această utilizare.

6. Temeiurile legale ale prelucrării

Prelucrăm datele personale doar atunci când avem un temei legal pentru aceasta. În funcție de circumstanțe, acesta poate include:

• Contract: atunci când prelucrarea este necesară pentru furnizarea serviciilor sau pentru a face demersuri la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract.
• Obligație legală: atunci când prelucrarea este necesară pentru respectarea legislației sau a cerințelor de reglementare aplicabile.
• Interese legitime: atunci când prelucrarea este necesară pentru scopurile noastre legitime de afaceri, precum gestionarea relației cu clienții, păstrarea evidențelor și protejarea sistemelor noastre, cu condiția ca aceste interese să nu prevaleze asupra drepturilor și libertăților dumneavoastră.
• Consimțământ: atunci când v-ați dat consimțământul pentru un anumit scop. Vă puteți retrage consimțământul oricând, dacă prelucrarea se bazează pe acesta.

7. Confidențialitatea și informațiile financiare

Înțelegem că serviciile de contabilitate și fiscalitate implică informații confidențiale financiare, de angajare, de identificare și fiscale. Folosim aceste informații doar în măsura necesară pentru serviciile oferite și pentru obligațiile noastre legale.

Accesul la datele personale este limitat la persoanele care au nevoie de ele în scopuri legitime de afaceri. Acordăm atenție primirii, stocării și transmiterii documentelor, inclusiv a evidențelor financiare și a documentelor de identitate.

8. Partajarea datelor personale

Nu vindem datele dumneavoastră personale. Putem partaja informații relevante, atunci când este necesar și legal, cu:

• HM Revenue & Customs (HMRC) și alte autorități publice relevante.
• Consultanți profesionali, asigurători, autorități de reglementare și alte organisme, după caz.
• Furnizori de servicii IT, găzduire web, email, stocare de date și software de contabilitate.
• Furnizori de plăți și bănci, atunci când este necesar pentru procesarea plăților.
• Furnizori de servicii profesionale care ne sprijină în activitate.
• Organe de aplicare a legii, instanțe sau alte autorități, atunci când legea o cere sau o permite.

Partajăm doar informațiile adecvate scopului respectiv. Atunci când furnizorii de servicii prelucrează date personale în numele nostru, aceștia trebuie să le protejeze și să le gestioneze în conformitate cu obligațiile aplicabile.

9. Transferuri internaționale

Unii dintre furnizorii noștri de servicii pot prelucra sau stoca date personale în afara Regatului Unit. Atunci când datele personale sunt transferate internațional, vom lua măsuri pentru ca transferul să fie legal și pentru ca garanțiile adecvate să fie aplicate, acolo unde este necesar.

Vă rugăm să ne contactați dacă doriți mai multe informații despre transferurile internaționale relevante și garanțiile aplicate.

10. Securitatea datelor

Folosim măsuri tehnice și organizatorice adecvate, menite să protejeze datele personale împotriva accesului neautorizat, pierderii, utilizării abuzive, modificării sau divulgării. Accesul este limitat la persoanele care au nevoie de informații în scopuri legitime.

Nicio metodă de transmitere sau stocare electronică a informațiilor nu este complet sigură. Dacă aflăm de o încălcare a securității datelor personale, vom reacționa și vom notifica persoanele afectate sau autoritățile, atunci când legea o cere.

11. Păstrarea datelor

Păstrăm datele personale doar atât timp cât este rezonabil necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate, inclusiv furnizarea serviciilor, respectarea cerințelor legale și de reglementare, păstrarea evidențelor și gestionarea eventualelor dispute sau pretenții legale.

Perioadele de păstrare depind de tipul informațiilor, de relația noastră cu dumneavoastră și de cerințele legale, fiscale și de reglementare aplicabile. Păstrăm datele personale doar cât este necesar pentru aceste scopuri și le ștergem sau eliminăm în siguranță atunci când nu mai sunt necesare, cu excepția cazului în care legea ne obligă să le păstrăm mai mult timp.

Ne puteți contacta pentru mai multe informații despre păstrarea datelor dumneavoastră personale.

12. Drepturile dumneavoastră privind protecția datelor

În condițiile legii aplicabile și cu anumite excepții, aveți dreptul să:

• Solicitați accesul la datele personale pe care le deținem despre dumneavoastră.
• Solicitați corectarea datelor personale inexacte sau incomplete.
• Solicitați ștergerea datelor personale.
• Solicitați restricționarea prelucrării.
• Vă opuneți prelucrării în anumite situații.
• Solicitați transferul anumitor date personale către dumneavoastră sau către o altă organizație.
• Vă retrageți consimțământul, atunci când prelucrarea se bazează pe acesta.

Pentru a vă exercita drepturile sau pentru întrebări despre modul în care folosim datele dumneavoastră personale, scrieți-ne la office@firstaxaccountant.co.uk. Este posibil să fie nevoie să vă verificăm identitatea înainte de a răspunde. Vom răspunde în termenele prevăzute de legea aplicabilă. Unele drepturi sunt supuse unor condiții și excepții legale. De asemenea, puteți depune o plângere la Information Commissioner's Office (ICO) dacă nu sunteți mulțumit de modul în care gestionăm datele dumneavoastră personale.

13. Comunicări de marketing

Putem trimite comunicări legate de serviciile noastre și de relațiile existente cu clienții. Vom trimite comunicări de marketing doar atunci când avem un temei legal adecvat și respectăm regulile de marketing aplicabile.

Vă puteți dezabona oricând de la comunicările de marketing. Dezabonarea nu va afecta comunicările esențiale legate de serviciile pe care le primiți sau de obligațiile noastre legale.

14. Site-uri terțe

Site-ul nostru poate conține linkuri către site-uri sau servicii terțe. Aceste site-uri funcționează independent și au propriile practici de confidențialitate. Nu suntem responsabili pentru conținutul, securitatea sau politicile lor de confidențialitate.

Vă încurajăm să citiți informațiile privind confidențialitatea furnizate de orice site terț pe care îl vizitați.

15. Confidențialitatea copiilor

Serviciile și site-ul nostru se adresează în principal adulților și firmelor. Nu colectăm în mod intenționat date personale ale copiilor decât dacă există un motiv legitim legat de servicii sau un motiv legal. Atunci când este necesar, se vor aplica garanții adecvate.

16. Plângeri

Dacă aveți nelămuriri privind modul în care gestionăm datele dumneavoastră personale, vă rugăm să ne contactați mai întâi la office@firstaxaccountant.co.uk, pentru a încerca să rezolvăm problema.

Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la Information Commissioner's Office (ICO), autoritatea de protecție a datelor din Regatul Unit: https://ico.org.uk/

17. Modificări ale acestei Politici de confidențialitate

Putem actualiza periodic această Politică de confidențialitate pentru a reflecta schimbări ale serviciilor, obligațiilor legale sau practicilor de prelucrare a datelor. Cea mai recentă versiune și data actualizării vor fi afișate pe această pagină. Vă încurajăm să consultați periodic această politică.